Cara Buat Kerja-Kerja Perundingan

Apa yang anda buat jika anda seorang pensyarah dalam bidang kejuruteraan, tiba-tiba anda didekati oleh seseorang yang menyatakan mereka daripada syarikat perunding dan beliau menyatakan bahawa ingin membawa anda sebagai sebagai ahli team yang mewakili syarikat dalam merekabentuk bangunan.

Ini bermakna, pihak syarikat ingin anda untuk merekabentuk bangunan untuk pihak syarikat serta anda mungkin akan jadi wakil syarikat untuk membuat perbentangan kepada client bagi membentang rekabentuk tersebut.

Scammer yg berlakon dibawah nama "syarikat perunding"

Tahniah, ini bermakna anda akan membuat kerja-kerja perundingan dan ianya merupakan perkara biasa yang berlaku apabila pihak syarikat ingin outsource kerja mereka kepada ahli akademik.

Kenapa ini berlaku? Ini antara sebab-sebab kenapa syarikat akan approach pensyarah atau ahli akademik bagi membuat kerja-kerja perundingan:

1. Tiada kepakaran. Kebiasaanya syarikat tidak memiliki kepakaran. Oleh itu, mereka akan outsource kerja kepada pihak lain. Kebiasanya, syarikat-syarikat ini mempunyai rakan peniagaan mereka, walaupun begitu, ada ketika rakan niaganya mungkin tidak sempat untuk melihat kerja yang diberi. Oleh itu, ahli akademik antara pihak yang boleh diharapkan bagi menyiapkan projek-projek seperti ini.
2. Murah. Ini bagi saya sebab utama kenapa syarikat untuk approach ahli akademik. Kebiasaanya, projek yg kecil, RM10k - 30k adalah harga yang biasa dikenakan oleh ahli akademik sehingga tamat projek. Berbanding jika outsource kepada syarikat lain, harganya akan lebih mahal berbanding harga dibayar kepada ahli akademik.
3. Projek bermasalah dan memerlukan masa singkat untuk disiapkan. Kebiasaanya, kerja yang dibagi pada ahli akademik biasanya projek bermasalah. Syarikat bermasalah untuk menyiapkan projek disebabkan ketiadaan kepakaran. Saya pernah menerima projek yang sebulan untuk disiapkan, sebenarkan projek tersebut sudah setahun berjalan. Bayangkan, projek setahun dibuat sebulan? Hanya yang betul-betul pakar yang boleh menyiapkan sesuatu projek dengan masa singkat.

Bagaimana kita ingin melakukan konsultansi ini? Ini langkah-langkah (cadangan dpd ChatGPT):

1. Memahami Projek

• Kajian Awal: Fahami skop, objektif, dan keperluan projek yang diberikan oleh syarikat.
• Perbincangan dengan Klien: Temui syarikat untuk berbincang tentang visi dan jangkaan mereka terhadap projek tersebut.
• Kumpul Data: Kumpulkan maklumat penting, seperti latar belakang syarikat, cabaran semasa, dan keperluan yang spesifik.

2. Menyediakan Rancangan Projek

• Analisis Situasi: Lakukan analisis SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Ancaman) jika sesuai.
• Objektif dan Sasaran: Tetapkan objektif yang jelas dan boleh dicapai.
• Rangka Tindakan: Susun pelan tindakan yang terperinci, termasuk jadual masa, sumber yang diperlukan, dan langkah pelaksanaan.

3. Menyediakan Cadangan dan Kontrak

• Dokumen Cadangan: Huraikan pendekatan anda untuk menyelesaikan masalah atau mencapai matlamat projek.
• Kontrak Formal: Sediakan kontrak yang merangkumi skop kerja, kos, jadual masa, dan tanggungjawab kedua-dua pihak.

4. Pelaksanaan dan Pemantauan

• Laksana Tindakan: Ikut pelan tindakan dengan teliti, sambil berkomunikasi secara berkala dengan pihak syarikat.
• Pemantauan Kemajuan: Gunakan alat pemantauan projek untuk memastikan semuanya berjalan lancar (contohnya, Microsoft Project, Trello, atau Asana).

5. Melaporkan dan Memberi Cadangan

• Laporan Berkala: Hantar laporan kemajuan secara berkala kepada syarikat.
• Cadangan Penambahbaikan: Jika ada isu atau peluang baru yang timbul, cadangkan penyesuaian atau penambahbaikan.

6. Menutup Projek

• Laporan Akhir: Sediakan laporan akhir yang merangkumi hasil projek, pencapaian objektif, dan sebarang cadangan untuk masa hadapan.
• Penyampaian: Adakan sesi pembentangan untuk menyampaikan hasil projek kepada syarikat.
• Maklum Balas: Minta maklum balas daripada syarikat untuk menilai keberkesanan kerja anda.

7. Perkembangan Profesional

• Hubungan Jangka Panjang: Kekalkan hubungan baik dengan syarikat untuk peluang projek masa depan.
• Kemaskini Kemahiran: Sentiasa tingkatkan kemahiran dan pengetahuan anda dalam bidang yang relevan untuk menjadi lebih kompetitif.

Petua Penting

• Komunikasi Berkesan: Pastikan komunikasi dengan klien sentiasa jelas dan terbuka.
• Ketepatan Masa: Patuhi jadual yang telah ditetapkan.
• Etika Profesional: Sentiasa bersikap profesional dalam semua aspek pekerjaan.

Jika anda baru dalam bidang konsultasi, mungkin berguna untuk mencari mentor atau menyertai kursus pengurusan projek untuk meningkatkan kemahiran anda.

Itulah langkah-langkah yg dicadangkan oleh ChatGPT. Memang penting itu ikut langkah-langkah berkenaan, terutama Langkah ke-3 (Menyediakan Cadangan dan Kontrak). Sebelum memula apa-apa konsultansi, pasti pihak syarikat memberi kita kontrak atau LOI yang menyatakan bayaran. Selepas jelas hitam putih perjanjian, barulah kita mulakan projek.Pengalaman saya, banyak syarikat akan meminta kita buat projek tanpa berbincangan mengenai bayaran. Setelah projek habis dibuat atau kita dah jalankan projek, percayalah syarikat kebiasaanya akan tidak membayar hasil kerja kita. Saya sendiri banyak terkena dengan syarikat-syarikat ini.

Semoga semua mendapat manfaat daripada penulisan ini. Ingat, pastikan dapatkan kontrak/LOI utk pembayaran, sebelum kita memulakan projek. Ramai syarikat kt luar sana yang bermulut manis dan panjang songkoknya, tapi mereka sebenarnya musang yg suka mengambil kesempatan pada orang lain, terutama ahli akademik.